Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Gestion Novella est la directrice générale. Pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels, vous pouvez la joindre :

• par courriel : info@gestionnovella.ca
• par téléphone : (418) 653-8899
• par la poste : 5955, rue Saint-Laurent, bureau 303, Lévis (Québec) G6V 3P5

2. Renseignements que nous recueillons

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires aux fins indiquées dans la présente politique.

Renseignements que vous nous fournissez

Lorsque vous remplissez notre formulaire de contact, nous recueillons :

• votre prénom et votre nom;
• votre adresse courriel et votre numéro de téléphone;
• le nom de votre copropriété et son nombre de portes;
• le contenu de votre message.

Votre demande est enregistrée dans notre système de gestion des demandes, une console d'administration réservée à notre personnel, avec la date et l'heure de sa réception (qui sont aussi celles de votre consentement) et son suivi (nouvelle, en cours, traitée). Un avis contenant votre demande est également envoyé par courriel à l'équipe de Gestion Novella.

Si vous devenez client

Lorsque vous devenez client, nous tenons une fiche client : le nom de votre copropriété (ou le vôtre), la personne-ressource, son adresse courriel, son numéro de téléphone, votre adresse, le nombre de portes et nos notes de suivi. Cette fiche peut être créée à partir de votre demande de contact, en reprenant les renseignements que vous y avez fournis.

Portail client

Nous pouvons vous inviter à ouvrir un accès à notre portail client. L'invitation vous est envoyée par courriel (ou remise par notre équipe) sous la forme d'un lien valide 7 jours et utilisable une seule fois ; nous n'en conservons qu'une empreinte, qui ne permet pas de reconstituer le lien. Votre compte comprend votre nom, votre adresse courriel et votre mot de passe, que nous ne conservons que sous une forme hachée qui ne permet pas de le retrouver. Si vous activez l'authentification à deux facteurs, sa clé est chiffrée et vos codes de récupération sont hachés. Pour limiter les envois abusifs, nous gardons une empreinte (SHA-256) de l'adresse courriel de chaque personne invitée pendant 24 heures.

Si vous oubliez votre mot de passe, vous pouvez demander un lien pour en choisir un nouveau. Il est envoyé à l'adresse courriel de votre compte, est valide 1 heure et ne sert qu'une fois ; nous n'en conservons qu'une empreinte. La réponse à une demande est la même que l'adresse ait un compte ou non. Un courriel vous avise lorsque votre mot de passe est changé, et les sessions ouvertes avec l'ancien sont fermées.

Renseignements recueillis automatiquement

Comme la plupart des sites Web, notre hébergeur peut consigner des données techniques (adresse IP, type de navigateur, pages demandées, date et heure) dans des journaux utilisés exclusivement pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site.

Pour protéger le formulaire contre les envois automatisés, nous comptons le nombre de demandes envoyées depuis une même adresse IP et pour une même adresse courriel. Ces compteurs sont conservés en mémoire seulement, sous une forme qui ne permet pas de retrouver l'adresse IP, et sont effacés après au plus 60 minutes. Votre adresse IP n'est pas enregistrée avec votre demande.

De la même façon, pour protéger les comptes du portail client et de la console contre les tentatives de deviner un mot de passe, les tentatives de connexion sont comptées par compte et par réseau d'où elles viennent : le serveur du site transmet pour cela votre adresse IP à notre serveur d'application. Ainsi, des tentatives faites ailleurs ne bloquent pas votre propre accès. Ces compteurs sont conservés en mémoire seulement, sous une forme qui ne permet de retrouver ni l'adresse IP ni le courriel, et effacés après au plus 30 minutes, ou dès une connexion réussie.

Nous utilisons également un témoin pour mémoriser vos choix en matière de témoins (voir la section 8).

Notre site n'utilise aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer votre profilage.

3. Fins de la collecte

Vos renseignements sont utilisés pour :

• répondre à votre demande d'information ou de soumission;
• évaluer les besoins de votre copropriété et vous proposer nos services;
• assurer le suivi de votre demande au sein de notre équipe;
• gérer notre relation d'affaires si vous devenez client, et vous donner un accès sécurisé à notre portail client;
• assurer la sécurité et le bon fonctionnement de notre site, notamment prévenir les envois abusifs du formulaire;
• respecter nos obligations légales.

Nous ne les utilisons à aucune autre fin sans obtenir votre consentement, sauf dans les cas prévus par la loi. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

4. Consentement

En cochant la case prévue à cet effet dans le formulaire de contact, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements aux fins décrites ci-dessus. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à la personne responsable (section 1). Le retrait peut toutefois nous empêcher de donner suite à votre demande.

5. Communication à des tiers

Vos renseignements sont accessibles uniquement aux membres de notre personnel qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions. Nous pouvons les confier à des fournisseurs de services qui agissent pour notre compte, notamment :

• Microsoft (Microsoft 365), pour l'acheminement, par Microsoft Graph, des avis envoyés par courriel à notre équipe (une nouvelle demande, une tâche qui est assignée à l'un de nos membres et dont le titre peut mentionner votre dossier) et des invitations au portail client, et leur conservation dans notre boîte de courriel;
• notre hébergeur Web, pour l'exploitation du site, de notre console d'administration, du portail client et de la base de données où vos demandes et nos fiches clients sont conservées.

Ces fournisseurs sont liés par des engagements contractuels de confidentialité et ne peuvent utiliser vos renseignements à d'autres fins. Certains d'entre eux peuvent conserver des renseignements à l'extérieur du Québec. Avant toute communication hors Québec, nous évaluons si les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, conformément à la loi.

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige ou l'autorise (par exemple, à la demande d'une autorité compétente).

6. Conservation

Nous conservons vos renseignements uniquement le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour la durée exigée par la loi. Lorsque ces fins sont accomplies, les renseignements sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire. En particulier :

• une demande de contact est conservée pendant son traitement, puis supprimée automatiquement de notre système 12 mois après avoir été marquée comme traitée. Elle peut être supprimée plus tôt, notamment à votre demande;
• l'avis envoyé par courriel à notre équipe est conservé dans notre boîte Microsoft 365 selon nos règles de gestion des courriels, puis supprimé lorsqu'il n'est plus utile au suivi de votre dossier;
• le journal de nos envois de courriels, qui indique le destinataire, l'objet et la date d'un courriel (jamais son contenu), est conservé 12 mois;
• si votre demande mène à une entente de services, votre fiche client est conservée pour la durée de cette entente et selon nos obligations légales, puis supprimée;
• votre compte du portail client est conservé tant que l'accès vous est donné ; il est supprimé lorsque nous retirons cet accès de façon définitive, ou à votre demande. Une invitation qui n'a pas été utilisée est conservée jusqu'à ce qu'elle soit annulée ou remplacée, ou que la fiche client soit supprimée;
• l'empreinte de l'adresse courriel d'une personne invitée, qui sert à limiter les invitations, est supprimée après 24 heures;
• l'empreinte d'un lien pour choisir un nouveau mot de passe est supprimée dès qu'il a servi ; sinon, le lien cesse de fonctionner après 1 heure et son empreinte est supprimée peu après.

7. Sécurité

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables, adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment :

• le chiffrement des communications (HTTPS);
• un accès à vos demandes réservé aux membres autorisés de notre personnel, par une console d'administration protégée par un mot de passe robuste et une authentification à deux facteurs, avec limitation des tentatives de connexion et fermeture des sessions inactives;
• un serveur de données qui n'est pas exposé à Internet, et le chiffrement des clés d'accès à nos services (comme notre boîte de courriel);
• un portail client protégé par un mot de passe robuste, avec authentification à deux facteurs offerte (ou exigée, selon nos paramètres), limitation des tentatives de connexion et possibilité de retirer un accès sur-le-champ ; un client n'y voit que ce qui concerne sa propre copropriété;
• des limites contre les envois abusifs du formulaire et des invitations;
• la sensibilisation de notre personnel.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous aviserons avec diligence la Commission d'accès à l'information ainsi que les personnes concernées, et nous tenons un registre de ces incidents.

8. Témoins (cookies)

Un témoin est un petit fichier enregistré par votre navigateur. Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser les témoins non essentiels. Aucun témoin non essentiel n'est activé sans votre consentement.

Catégories de témoins

• Témoins essentiels — Nécessaires au fonctionnement du site, par exemple pour mémoriser vos choix en matière de témoins. Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Mesure d'audience — Nous aident à comprendre comment le site est utilisé (pages consultées, durée des visites) afin de l'améliorer. Aucun outil de ce type n'est actif sans votre consentement.
• Marketing et contenus tiers — Permettent d'afficher du contenu provenant de réseaux sociaux ou de mesurer l'efficacité de nos communications. Aucun outil de ce type n'est actif sans votre consentement.

Témoins utilisés actuellement

À l'expiration de ce délai, ou si nous modifions les catégories de témoins, nous vous demanderons de faire un nouveau choix. Vous pouvez aussi modifier vos préférences en tout temps : Gérer mes témoins.

9. Vos droits

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous avez le droit :

• d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• de les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques;
• de demander la suppression de votre demande de contact et des renseignements qu'elle contient lorsque leur conservation n'est plus nécessaire;
• de retirer votre consentement à leur utilisation ou à leur communication;
• de recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
• de demander la cessation de la diffusion de vos renseignements ou la désindexation de tout hyperlien rattaché à votre nom, dans les conditions prévues par la loi.

Pour exercer ces droits, écrivez à la personne responsable (section 1). Nous répondrons par écrit dans un délai de 30 jours suivant la réception de votre demande. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant d'y donner suite.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

10. Mineurs

Notre site s'adresse aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des personnes de moins de 14 ans.

11. Sites de tiers

Notre site contient des liens vers des sites externes, dont notre plateforme client (Upperbee), LinkedIn et Facebook. Ces sites ont leurs propres politiques de confidentialité, que nous vous invitons à consulter. Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques.

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter l'évolution de nos pratiques ou de la loi. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de modification importante, nous en ferons mention sur notre site.

Voir aussi nos conditions d'utilisation.